Welche dieser Fragen hören Sie regelmäßig?

„Wo liegt das?“ „Wer macht das?“ „Was war zuletzt?“ „Ist das schon erledigt?“

Wenn Ihr Team solche Fragen immer wieder beantworten muss, fehlt meist nicht die Information – sondern ein Ort, an dem sie im richtigen Zusammenhang auffindbar ist. Wählen Sie unten genau den Fall aus, den Sie aus Ihrem Alltag kennen.

Termin anfragen: eine dieser Rückfragen durchspielen Welche Probleme erkenne ich wieder?

Ihr Prozess im Mittelpunktca. 30 Minutenkonkreter Lösungsweg

„Wo liegt das Dokument?“Dateiablage + E-Mail

„Wer ist zuständig?“Chat + Zuruf + Aufgabenliste

„Was war mit dem Kunden?“Postfach + CRM + Notizen

„Ist die Rechnung erledigt?“E-Mail + Ordner + Tabelle

Ein Vorgang sollte nicht aus vier Suchvorgängen bestehen.

Wo denken Sie sofort „Ja, genau das“?

Wählen Sie nicht die Funktion – wählen Sie die Rückfrage, die bei Ihnen ständig auftaucht.

Einmal gefragt ist harmlos. Jeden Tag gefragt wird teuer.

Fünf Sätze, bei denen Ihr Team eigentlich nicht erst suchen oder nachfragen sollte.

Wenn diese Fragen regelmäßig fallen, wird Arbeit unterbrochen, Wissen mehrfach erklärt und derselbe Vorgang immer wieder neu zusammengesucht.

Illustration zum CEREMA Dokumentenmanagement

Problem: Dokumentensuche

„Wo liegt die aktuelle Datei?“

Dokumente kommen per E-Mail, liegen in verschiedenen Ordnern und existieren teilweise in mehreren Versionen. Bevor gearbeitet werden kann, muss erst geklärt werden, wo die richtige Unterlage liegt.

So löst CEREMA das

Dokumente werden zentral gespeichert, strukturiert, per OCR durchsucht und direkt mit Kontakten, Projekten oder Vorgängen verknüpft.

OCR & Volltextsuche
Flexible Ordner und Zugriffsrechte
Upload per Datei, E-Mail oder Smartphone
Sicherer Dokumentenaustausch

Termin anfragen: Dokumentensuche lösen →

Illustration zur CEREMA Kontakt- und Kundenverwaltung

Problem: verteiltes Kundenwissen

„Was war zuletzt mit diesem Kunden?“

Die letzte E-Mail liegt bei einem Kollegen, ein Dokument im Laufwerk und eine offene Aufgabe in einem anderen Tool. Ein vollständiges Bild entsteht erst nach mehreren Suchschritten.

So löst CEREMA das

Kontakte, Ansprechpartner, Aktivitäten, Dokumente und offene Vorgänge werden in einem gemeinsamen Kundenkontext zusammengeführt.

Zentrale Kunden- und Partnerdaten
Kommunikationshistorie
Dokumente direkt am Kontakt
Aktivitäten und offene Vorgänge im Blick

Termin anfragen: Kundenüberblick schaffen →

Illustration zum CEREMA Projekt- und Aufgabenmanagement

Problem: unklare Zuständigkeiten

„Wer kümmert sich darum – und wie weit ist es?“

Aufgaben entstehen in Besprechungen, E-Mails und Chats. Ohne einen gemeinsamen Arbeitsstand müssen Verantwortliche nachfragen und Fortschritte manuell zusammentragen.

So löst CEREMA das

Projekte bündeln Aufgaben, Verantwortliche, Prioritäten, Dokumente und Arbeitszeiten. Der aktuelle Stand bleibt für Beteiligte nachvollziehbar.

Projekte und Projektunterlagen
Aufgaben, Prioritäten und Verantwortliche
Abhängigkeiten und Fortschrittsstatus
Zeiterfassung und Bearbeitungsschritte

Termin anfragen: Zuständigkeiten klären →

Problem: Termin-Pingpong

„Wann können eigentlich alle?“

Ein Termin mit mehreren Beteiligten erzeugt schnell eine Folge aus Rückfragen, Alternativvorschlägen und neuen Nachrichten. Dazu liegen die Unterlagen noch an anderer Stelle.

So löst CEREMA das

Persönliche und gemeinsame Kalender, Teilnehmer, Terminfindung und zugehörige Dokumente werden an einem Ort organisiert.

Persönliche und gemeinsame Kalender
Interne und externe Teilnehmer
Dokumente direkt am Termin
Unterstützung bei der Terminfindung

Termin anfragen: Termin-Pingpong reduzieren →

Illustration zur CEREMA Rechnungsverwaltung

Problem: manuelle Rechnungswege

„Ist diese Rechnung schon erfasst oder bezahlt?“

Rechnungen erreichen das Unternehmen per E-Mail, werden heruntergeladen, abgelegt, weitergeleitet und später erneut gesucht. Der aktuelle Bearbeitungsstand ist nicht immer sofort sichtbar.

So löst CEREMA das

Eingangsrechnungen werden zentral erfasst, Kontakten zugeordnet und gemeinsam mit relevanten Unterlagen und offenen Vorgängen nachverfolgt.

Zentrale Erfassung von Eingangsrechnungen
Zuordnung zu Kontakten und Dokumenten
Offene Posten transparent verfolgen
Weniger manuelle Ablage und Medienbrüche

Termin anfragen: Rechnungsstatus sichtbar machen →

„Wir haben die AGB geändert – haben wir wirklich jede Website aktualisiert?“

Wenn derselbe veröffentlichte Inhalt an fünf Stellen liegt, wird jede Änderung zur Kontrollrunde.

AGB, Datenschutzerklärung, Impressum oder andere öffentliche Dokumente werden häufig auf mehreren Websites, Portalen oder Unterseiten separat gepflegt. Bei jeder Änderung muss jemand daran denken, wirklich jede Stelle zu aktualisieren – und später lässt sich oft nur schwer nachvollziehen, welche Fassung zu welchem Zeitpunkt veröffentlicht war.

So löst CEREMA das

Sie erstellen und pflegen das veröffentlichte Dokument einmal zentral in CEREMA. Beim Veröffentlichen wird eine neue Version angelegt. Über eine Schnittstelle kann die jeweils veröffentlichte Fassung als HTML oder PDF auf externen Seiten eingebunden werden. Die aktuelle Version bleibt dadurch zentral steuerbar; frühere Versionen können weiterhin gezielt abgerufen werden.

AGB, Datenschutz, Impressum und weitere Dokumente zentral pflegen
HTML oder PDF über eine Schnittstelle bereitstellen
Bei jeder Veröffentlichung eine neue Version erzeugen
Aktuelle und frühere Versionen jederzeit gezielt abrufen

CEREMA übernimmt dabei die zentrale Pflege und technische Bereitstellung Ihrer Inhalte – nicht die rechtliche Prüfung der Texte.

Termin anfragen: AGB nur noch zentral pflegen

Zentrale Pflege AGB Veröffentlichte Version

Website 1immer aktuelle Fassung

Website 2immer aktuelle Fassung

Portal / Shopimmer aktuelle Fassung

HTMLPDFVersionen

VersionshistorieV1V2V3aktuell

„Moment, ich muss erst nachsehen …“

Ein Kundenanruf sollte nicht fünf Suchvorgänge auslösen.

Wenn Sie beim Anruf erst E-Mail, Dateiablage, Aufgabenliste und Rechnungssystem öffnen müssen, fehlt der Zusammenhang. In CEREMA können Kommunikation, Dokumente, Projekte, Aufgaben, Termine und Rechnungen im selben Kundenkontext stehen.

Kunde→Aktivität→Dokument→Aufgabe→Rechnung

Genau an solchen Übergaben verliert Ihr Team Zeit?Dann bringen Sie einen echten Vorgang mit in den Termin.

Termin anfragen: diesen Kundenfall ohne Suchrunde zeigen

„Ist der Urlaub schon genehmigt?“

Wenn Personalfragen erst mit E-Mail, Excel und Nachfragen beantwortet werden können.

Urlaub, Bewerbungen, Krankmeldungen und Ausbildungsnachweise wirken einzeln klein. Sobald mehrere Personen beteiligt sind, entstehen Nebenlisten und Rückfragen.

Bewerbungen

„Wo ist die Bewerbung und wer hat schon geantwortet?“

CEREMA ordnet Bewerbungen, Unterlagen, Kommunikation und Aktivitäten zentral zu, statt sie in einzelnen Postfächern zu verteilen.

Termin anfragen: diesen HR-Fall vereinfachen →

Urlaub

„Ist der Antrag schon genehmigt und wer fehlt wann?“

Urlaubswünsche lassen sich in CEREMA planen und genehmigen; freigegebene Abwesenheiten werden im Unternehmenskalender sichtbar.

Abwesenheiten

„Wer ist heute nicht da – und wer weiß davon?“

Abwesenheiten werden in CEREMA strukturiert erfasst und stehen für die interne Organisation zentral zur Verfügung.

Ausbildung

„Sind die Berichtshefte vollständig und aktuell?“

Ausbildungsnachweise werden in CEREMA digital geführt und in den betrieblichen Ablauf integriert.

„Worum ging es in dieser Nachricht nochmal?“

Wenn die Nachricht da ist, aber Kunde, Dokument und Vorgang erst zusammengesucht werden müssen.

Die eigentliche Information steckt nicht nur in der Nachricht, sondern im Zusammenhang. Genau dieser Zusammenhang sollte beim Lesen bereits sichtbar sein.

Illustration zum integrierten CEREMA Chat

Interne Nachrichten

„Welches Dokument meintest du gerade?“

In CEREMA können Mitarbeiter kommunizieren und CEREMA-Dokumente direkt verlinken, damit die Nachricht ihren fachlichen Zusammenhang behält.

Termin anfragen: Kommunikation im Vorgang halten →

Vorgänge

„Was gehört eigentlich alles zu diesem Fall?“

Zusammengehörige Aktivitäten werden in CEREMA unter einem Vorgang gebündelt und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar zugewiesen.

Telefon

„Wer ruft an – und was war zuletzt?“

CEREMA kann Anrufer schneller zuordnen und direkt Zugriff auf Kontaktinformationen und vorhandene Historie ermöglichen.

Sensible Unterlagen

„Wie schicken wir das sicher, ohne noch einen Dienst zu öffnen?“

Sensible Informationen und Dokumente lassen sich kontrolliert austauschen, ohne dafür einen zusätzlichen externen Dienst einzuführen.

„Dafür haben wir irgendwo eine Excel-Liste.“

Wenn jede kleine Organisationsfrage eine neue Datei, Liste oder Einzelzuständigkeit erzeugt.

Inventar, Notizen und Zugangsinformationen sind typische Nebenprozesse, bei denen niemand lange suchen möchte – und trotzdem passiert genau das.

Inventar

„Wer hat das Gerät und wann kommt es zurück?“

Anschaffung, Standort, Ausleihe, Wartung und Historie von Inventargegenständen lassen sich nachvollziehbar dokumentieren.

Termin anfragen: diesen Organisations-Fall vereinfachen →

Notizen

„Wo stand nochmal die wichtige Zusatzinfo zu diesem Dokument?“

Zusätzliche Informationen lassen sich direkt dort festhalten, wo sie gebraucht werden – im Zusammenhang mit dem Dokument.

Zugangsdaten

„Wer hat den Zugang – und wo ist das Passwort hinterlegt?“

Zugangsinformationen lassen sich strukturiert innerhalb der Unternehmensplattform verwalten und Berechtigungen kontrolliert organisieren.

Illustration zur KI-basierten CEREMA Inbox

„Wer sortiert das jetzt alles?“

Der Posteingang ist voll – und bevor jemand arbeiten kann, muss erst gelesen, zugeordnet und weitergeleitet werden.

Die KI-Inbox unterstützt dabei, aus unstrukturierten E-Mails und anderen Eingängen schneller verwertbare Informationen für den passenden CEREMA-Kontext zu machen.

Weniger manuelle Vorsortierung
Informationen schneller strukturiert weiterverarbeiten
Direkter Übergang in den passenden CEREMA-Kontext

Termin anfragen: einen echten Eingang gemeinsam durchgehen

Welche Frage möchten Sie nicht noch hundertmal beantworten?

„Wo ist das?“ – „Wer macht das?“ – „Wie ist der Stand?“

Bringen Sie genau die wiederkehrende Rückfrage mit, die Ihr Team am meisten Zeit kostet. Wir spielen denselben Fall in CEREMA durch – statt Ihnen eine allgemeine Funktionspräsentation zu geben.

Termin anfragen: diese Rückfrage in CEREMA durchspielen Vorher Preise prüfen →Oder CEREMA 30 Tage selbst testen →